Privacy statement

Voorwoord

Indien wij uw zaak in behandeling nemen, deelt u vaak zeer persoonlijke informatie met ons kantoor. Wij gaan altijd zorgvuldig om met deze informatie, ook indien uw zaak uiteindelijk niet tot behandeling leidt. Dit privacy statement geldt in beide situaties. Als advocaten hebben wij bovendien een wettelijke geheimhoudingsplicht, die op al deze informatie van toepassing is.

In dit privacy statement leggen wij uit welke persoonsgegevens wij verwerken, waarom wij dat doen en hoe wij uw gegevens beschermen.

Artikel 1. Begripsomschrijving

• persoonsgegevens: Alle informatie waarmee iemand direct of indirect herkend kan worden, zoals een naam, adres of document.
• bijzondere persoonsgegevens: Gegevens die de wet extra beschermt, zoals gegevens over gezondheid, godsdienst, seksuele geaardheid of etnische afkomst (artikel 9 AVG).
• strafrechtelijke persoonsgegevens: Gegevens over strafrechtelijke veroordelingen, strafbare feiten en daarmee samenhangende veiligheidsmaatregelen (artikel 10 AVG).
• verwerken: Alles wat met persoonsgegevens gebeurt, zoals ontvangen, bekijken, opslaan, gebruiken, doorsturen en vernietigen.
• AVG: De Algemene verordening gegevensbescherming, de Europese privacywet.
• AI-hulpmiddel: Software die met kunstmatige intelligentie tekst analyseert, samenvat of opstelt.

Artikel 2. Wie is verantwoordelijk

Advocatenkantoor Eskes is verantwoordelijk voor de verwerking van uw persoonsgegevens zoals beschreven in dit privacy statement.

Contactgegevens
Advocatenkantoor Eskes
Vijverweg 10, 3312 AT Dordrecht
Telefoon: 078 - 632 85 00
Website: www.advocatenkantooreskes.nl

Vragen over privacy
Voor vragen over dit privacy statement of over uw gegevens kunt u terecht bij mr. T.K.A.B. Eskes, bereikbaar via dordrecht@advocatenkantooreskes.nl.

Artikel 3. Welke persoonsgegevens wij verwerken

Om u goed juridisch bij te kunnen staan, hebben wij een volledig beeld van uw zaak nodig. Daarom verwerken wij gegevens die u zelf aanlevert, die wij van anderen ontvangen (bijvoorbeeld een wederpartij, verzekeraar of instantie) en die in openbare bronnen staan. Wij verwerken alleen wat nodig is voor uw zaak.

1. Identificatiegegevens:
   • Voornamen
   • Achternaam
   • Voorletters
   • Geslacht
   • Geboortedatum
   • Geboorteplaats
   • Nationaliteit*
   • Handtekening
   • Kopie van uw identiteitsbewijs**
2. Contactgegevens:
   • Straat
   • Huisnummer
   • Postcode
   • Woonplaats
   • Telefoonnummer
   • E-mailadres
   • Naam van uw contactpersoon, gemachtigde of wettelijk vertegenwoordiger*
   • Contactgegevens van uw contactpersoon, gemachtigde of wettelijk vertegenwoordiger*
3. Financiële gegevens:
   • Bankrekeningnummer
   • Betaalgegevens
   • Factuurgegevens
   • Inkomen*:
     1. Loonstroken
     2. Jaaropgaven
     3. Uitkeringen
   • Vermogen*
   • Schulden*
   • Gegevens over gesubsidieerde rechtsbijstand (een ‘toevoeging’)*:
     1. Toevoegingsnummer
     2. Hoogte van uw eigen bijdrage
     3. Beslissing van de Raad voor Rechtsbijstand op uw aanvraag
4. Werk en opleiding:
   • Werkgever*
   • Functie*
   • Arbeidsovereenkomst*
   • Arbeidsvoorwaarden*
   • Arbeidsverleden*
   • Opleiding*
5. Gezins- en leefsituatie:
   • Burgerlijke staat*
   • Gezinssamenstelling*
   • Gegevens van uw partner*
   • Gegevens van uw kinderen*
   • Woonsituatie*
6. Verzekeringsgegevens:
   • Naam van de verzekeraar*
   • Soort verzekering*, zoals:
     1. Rechtsbijstandverzekering
     2. Aansprakelijkheidsverzekering
     3. Zorgverzekering
     4. etc.
   • Polisnummer*
   • Schadenummer*
7. Dossiergegevens:
   • Correspondentie:
     1. Brieven
     2. E-mails
   • Verklaringen
   • Rapporten
   • Processtukken
   • Foto’s
   • Beeldopnamen
   • Geluidsopnamen
   • Notities van gesprekken
   • Uitspraken
8. Gegevens over websitebezoek (zie artikel 11):
   • IP-adres
   • Browsertype
   • Klikgedrag op onze website
   • Surfgedrag op onze website
   • Voorkeursinstellingen

* Deze gegevens verwerken wij alleen als zij voor uw zaak van belang zijn.

** Deze gegevens verwerken wij alleen waar de wet dat vereist. Bijvoorbeeld bij een cliëntenonderzoek op grond van de Wet ter voorkoming van witwassen en financieren van terrorisme (Wwft). Dat is verplicht bij bepaalde financiële en zakelijke transacties, zoals de aan- of verkoop van onroerend goed of de oprichting van een vennootschap.

Gegevens van anderen
In uw zaak verwerken wij ook gegevens van andere betrokkenen, zoals een wederpartij, getuigen, familieleden of behandelaars. Ook voor hen geldt dit privacy statement.

Artikel 4. Bijzondere en gevoelige persoonsgegevens

Sommige gegevens zijn zo persoonlijk dat de wet daarvoor extra bescherming biedt. Ons kantoor verwerkt deze gegevens alleen als dat echt nodig is voor uw zaak. Daarbij nemen wij extra beschermingsmaatregelen, die wij hieronder toelichten. Een deel van deze gegevens vragen wij nooit zelf uit. Deze gegevens kunnen echter wel voorkomen in stukken die wij ontvangen, zoals medische dossiers.

Om welke gegevens gaat het?

1. Gezondheidsgegevens:
   • Medische dossiers, zoals:
     1. Huisartsjournaal
     2. Ziekenhuisdossier
     3. Dossier van een fysiotherapeut of psycholoog
     4. etc.
   • Behandelverslagen en ontslagbrieven
   • Specialistische en medische expertiserapporten
   • Medicijngebruik
   • Gegevens over psychische gezondheid
   • Gegevens over arbeidsongeschiktheid en re-integratie, zoals:
     1. Rapporten van de bedrijfsarts
     2. Rapporten van het UWV
     3. etc.
2. Overige bijzondere gegevens:
   • Godsdienst of levensovertuiging
   • Ras of etnische afkomst
   • Politieke opvattingen
   • Lidmaatschap van een vakbond
   • Seksuele leven of seksuele gerichtheid
   • Genetische gegevens
3. Strafrechtelijke gegevens:
   • Strafrechtelijke veroordelingen
   • Gegevens over strafbare feiten, zoals:
     1. Aangifte
     2. Proces-verbaal
     3. etc.
   • Opgelegde maatregelen
4. Burgerservicenummer (BSN)
5. Gegevens van kinderen jonger dan 16 jaar

Wanneer verwerken wij deze gegevens?

1. Als het nodig is om uw rechten vast te stellen, uit te oefenen of te verdedigen, in of buiten een procedure.
2. Als u ons daarvoor uitdrukkelijk toestemming geeft, bijvoorbeeld met een machtiging om uw medische gegevens op te vragen.
3. Als u de gegevens zelf openbaar heeft gemaakt.
4. Uw BSN gebruiken wij alleen als een wet dat voorschrijft of toestaat, bijvoorbeeld bij een aanvraag voor gesubsidieerde rechtsbijstand.
5. Gegevens van een kind onder de 16 jaar verwerken wij alleen als dat nodig is voor de zaak, en in overleg met de ouders of voogd.

Hoe gaan wij met deze gegevens om?

1. Niet meer dan nodig: wij vragen en bewaren alleen de gegevens die voor uw zaak van belang zijn. Medische informatie vragen wij gericht op, alleen met uw medische machtiging (zie artikel 5).
2. Beperkte toegang: alleen de advocaat en medewerkers die aan uw zaak werken, kunnen deze gegevens inzien.
3. Zorgvuldig delen: wij delen deze gegevens alleen als dat nodig is voor uw zaak, en zo mogelijk na overleg met u. Medische informatie delen wij alleen met uw schriftelijke toestemming, zoals beschreven in artikel 5.
4. Extra beveiliging: wij versturen deze gegevens via beveiligde verbindingen en bewaren ze in een afgeschermde omgeving.
5. Geen ander gebruik: wij gebruiken deze gegevens nooit voor een ander doel dan uw zaak.

Artikel 5. Medische gegevens

In letselschadezaken kan het verzamelen van medische informatie van groot belang zijn. Omdat deze informatie extra gevoelig is, gaan wij daar als kantoor zorgvuldig mee om.

Hoe vragen wij medische informatie op?

Medische informatie vragen wij alleen op met uw uitdrukkelijke toestemming. Daarvoor ondertekent u een medische machtiging. Daarin staat bij wie wij welke informatie mogen opvragen, bijvoorbeeld bij:

1. Uw huisarts
2. Uw specialist
3. Uw bedrijfsarts
4. etc.

Met wie delen wij medische informatie?

Medische informatie delen wij alleen met uw uitdrukkelijke toestemming. Daarvoor ondertekent u een toestemmingsformulier. Daarin staat met wie wij welke informatie mogen delen, bijvoorbeeld met:

1. Een medisch adviseur
2. De wederpartij
3. De verzekeraar van de wederpartij
4. etc.

Kunt u uw toestemming intrekken?

Ja. U kunt uw machtiging of toestemming altijd intrekken. Uw advocaat bespreekt dan met u wat dit betekent voor uw zaak.

Artikel 6. Waarom wij uw gegevens verwerken

Wij verwerken persoonsgegevens alleen voor een duidelijk doel en op een grondslag die de AVG toestaat. Artikel 6 lid 1 AVG bepaalt wanneer een verwerking rechtmatig is:

De verwerking is alleen rechtmatig indien en voor zover aan ten minste een van de onderstaande voorwaarden is voldaan:

a) de betrokkene heeft toestemming gegeven voor de verwerking van zijn persoonsgegevens voor een of meer specifieke doeleinden;

b) de verwerking is noodzakelijk voor de uitvoering van een overeenkomst waarbij de betrokkene partij is, of om op verzoek van de betrokkene vóór de sluiting van een overeenkomst maatregelen te nemen;

c) de verwerking is noodzakelijk om te voldoen aan een wettelijke verplichting die op de verwerkingsverantwoordelijke rust;

d) de verwerking is noodzakelijk om de vitale belangen van de betrokkene of van een andere natuurlijke persoon te beschermen;

e) de verwerking is noodzakelijk voor de vervulling van een taak van algemeen belang of van een taak in het kader van de uitoefening van het openbaar gezag dat aan de verwerkingsverantwoordelijke is opgedragen;

f) de verwerking is noodzakelijk voor de behartiging van de gerechtvaardigde belangen van de verwerkingsverantwoordelijke of van een derde, behalve wanneer de belangen of de grondrechten en de fundamentele vrijheden van de betrokkene die tot bescherming van persoonsgegevens nopen, zwaarder wegen dan die belangen, met name wanneer de betrokkene een kind is.

In de tabel hieronder staat per doel op welke grondslag uit artikel 6 lid 1 AVG wij ons baseren.

Artikel 7. Gebruik van kunstmatige intelligentie (AI)

Kunstmatige intelligentie ontwikkelt zich razendsnel en verandert ook de advocatuur. Als kantoor willen wij daarin wendbaar zijn. Wij staan open voor nieuwe mogelijkheden waarmee wij uw belangen nog beter kunnen behartigen.

Ook ons kantoor gebruikt daarom AI-hulpmiddelen ter ondersteuning. Zo helpt AI ons om fouten te voorkomen, efficiënter te werken, en digitale infrastructuur te maken ter ondersteuning van ons werk alsmede de beveiliging van onze digitale infrastructuur. Daarmee draagt het bij aan de kwaliteit van onze dienstverlening.

AI-hulpmiddelen worden enkel toegepast ter ondersteuning.

Hoe zorgen wij dat dit verantwoord gebeurt?

1. Een afgeschermde omgeving: stukken uit uw dossier verwerken wij alleen in een zakelijke AI-omgeving die speciaal voor ons kantoor is ingericht.
2. Geen training op uw gegevens: de leverancier is contractueel gebonden. Uw gegevens worden niet gebruikt om AI-modellen te trainen of te verbeteren.
3. Geen gratis of publieke AI-diensten: wij voeren nooit vertrouwelijke gegevens of cliëntgegevens in gratis of openbaar toegankelijke AI-toepassingen in.
4. Niet meer dan nodig: wij gebruiken alleen de gegevens die voor de taak nodig zijn.
5. Kennis en beleid: onze advocaten en medewerkers zijn geschoold in verantwoord AI-gebruik.
6. In lijn met onze beroepsregels: wij volgen de aanbevelingen van de Nederlandse orde van advocaten (NOvA) en de Raad van Europese balies (CCBE) over AI-gebruik. Onze geheimhoudingsplicht, onafhankelijkheid en deskundigheid staan daarbij voorop.

Artikel 8. Delen van gegevens met anderen

Wij verkopen uw gegevens nooit. Wij delen ze alleen als dat nodig is voor uw zaak, als de wet ons daartoe verplicht, of met uw toestemming.

Met wie kunnen wij gegevens delen?

1. Partijen in uw zaak:
   • De rechter
   • De wederpartij
   • De advocaat van de wederpartij
   • De verzekeraar van de wederpartij
   • Deurwaarders
   • Mediators
   • Tolken
   • etc.
2. Deskundigen: deskundigen die een rapport over uw zaak opstellen, zoals:
   • Medisch adviseurs
   • Artsen
   • etc.
3. Instanties, zoals:
   • De Raad voor Rechtsbijstand (bij een toevoeging)
   • Uw rechtsbijstandverzekeraar
   • De Belastingdienst
   • etc.
4. Toezicht op advocaten: de deken en de Nederlandse orde van advocaten, als zij in het kader van hun wettelijke toezicht om inzage vragen. Ook zij hebben een geheimhoudingsplicht.
5. Dienstverleners van ons kantoor: met deze dienstverleners (‘verwerkers’) sluiten wij een verwerkersovereenkomst. Zij mogen uw gegevens alleen gebruiken voor de opdracht die wij hun geven. Het gaat bijvoorbeeld om leveranciers van:
   • Ons dossiersysteem
   • E-mail
   • Opslag
   • Boekhouding
   • etc.

Gegevens buiten de Europese Unie
Wij kiezen bij voorkeur voor dienstverleners die uw gegevens binnen de Europese Economische Ruimte (EER) opslaan en verwerken. Is doorgifte buiten de EER toch nodig? Dan gebeurt dat alleen met de waarborgen die de AVG voorschrijft.

Artikel 9. Hoe lang wij gegevens bewaren

Wij bewaren uw gegevens niet langer dan nodig is voor het doel waarvoor wij ze hebben gekregen, of zo lang als de wet voorschrijft. Een dossier geldt als afgesloten zodra de laatste financiële afhandeling heeft plaatsgevonden.

Na afsluiting van uw zaak sturen wij u altijd een slotbrief. Daarin staat hoe lang wij uw gegevens bewaren.

Na afloop van de termijn vernietigen wij de gegevens op een veilige manier. Originele stukken die u ons heeft gegeven, sturen wij in beginsel na afloop van uw zaak aan u terug.

Artikel 10. Hoe wij uw gegevens beveiligen

Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen om uw gegevens te beschermen tegen verlies, misbruik en onbevoegde toegang. Dat doen wij onder meer zo:

1. Iedereen op ons kantoor heeft een geheimhoudingsplicht.
2. Alleen wie aan uw zaak werkt, heeft toegang tot uw dossier.
3. Onze systemen zijn beveiligd met onder meer versleuteling en tweestapsverificatie.
4. Wij maken afspraken over beveiliging met onze dienstverleners.

Gaat er toch iets mis met uw gegevens (een datalek)? Dan handelen wij volgens de AVG. Waar nodig melden wij het lek binnen 72 uur bij de Autoriteit Persoonsgegevens en informeren wij u.

Artikel 11. Cookies

Onze website gebruikt cookies en vergelijkbare technieken. Dat zijn kleine stukjes informatie die op uw computer, tablet of smartphone worden opgeslagen. Wij gebruiken ze alleen om de website goed te laten werken en om te zien hoe bezoekers de website gebruiken. Wij gebruiken geen advertentie- of trackingcookies.

1. Functionele cookies: deze zijn nodig om de website te laten werken.
2. Websitestatistieken van Webflow (Webflow Analyze): hiermee zien wij welke pagina’s worden bezocht en waar bezoekers klikken. Deze dienst gebruikt geen cookies, maar een anoniem kenmerk dat in uw browser wordt opgeslagen. Wij kunnen u daarmee niet persoonlijk herkennen.iWebsitestatistiekenHet meten staat aan.Niet meer meten
3. Google Analytics: hiermee meten wij hoe bezoekers onze website gebruiken.

Artikel 12. Uw rechten

1. U heeft het recht om uw gegevens in te zien, te laten corrigeren of te laten verwijderen.
2. U kunt bezwaar maken tegen de verwerking, de verwerking laten beperken en uw gegevens laten overdragen aan uzelf of aan een organisatie die u aanwijst.
3. Heeft u toestemming gegeven? Dan kunt u die altijd intrekken.
4. Stuur uw verzoek naar administratie@advocatenkantooreskes.nl. Wij reageren zo snel mogelijk, uiterlijk binnen vier weken.
5. Om zeker te weten dat het verzoek van u komt, kunnen wij u vragen uw identiteit aan te tonen.

Ons kantoor kan niet altijd aan uw verzoek voldoen. Onze geheimhoudingsplicht beschermt namelijk ook anderen, waardoor wij in sommige gevallen een belangenafweging moeten maken tussen uw rechten en de belangen van anderen. Kunnen wij niet of niet volledig aan uw verzoek voldoen, dan leggen wij u uit waarom.

Artikel 13. Klachten en wijzigingen

Bent u ontevreden?
Wij lossen een klacht het liefst samen met u op. Neem daarom eerst contact met ons op. Komen wij er samen niet uit? Dan kunt u een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens via autoriteitpersoonsgegevens.nl.

Gaat uw klacht over de manier waarop uw advocaat zijn of haar werk doet? Dan geldt ons klachtenreglement.

Wijzigingen
Wij kunnen dit privacy statement aanpassen, bijvoorbeeld bij nieuwe wetgeving of een nieuwe werkwijze. De meest actuele versie staat altijd op onze website.